Richtlijn ‘privacy-wet’ AVG beschikbaar voor parochies

Een speciale webpagina AVG van het landelijk secretariaat R-K kerk (SRKK) biedt parochies praktische voorbeelden en informatie over de nieuwe wet Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Bijvoorbeeld een standaard privacyverklaring voor parochies die kerkleden informeert over hoe de kerk met hun persoonsgegevens omgaan.

avg

Het publiceren van deze privacyverklaring door parochies is vanaf 25 mei 2018 een wettelijke informatieplicht vastgelegd in de AVG. De kerk moet evenals andere bedrijven en instellingen transparant zijn over hoe ze persoonlijke gegevens van mensen verwerken. Dat kan op het moment dat mensen in het ledenbestand van de kerk worden opgenomen. Maar er zijn meer kerkelijke gelegenheden waarbij de privacyverklaring verplicht is.
Verzoek aan alle parochies
– Oriënteert u zich op nieuwe servicepagina over de AVG op de landelijke website van de RK kerk:  www.rkkerk./avg
– Plaats de privacyverklaring – na toevoeging van uw contactgegevens als parochie – standaard op uw website op een voor iedereen toegankelijke plek
– Neem bij (online) aanmeldformulieren een link op, waardoor de privacyverklaring automatisch aan deze formulieren wordt gehecht.
– Attentie: Een privacyverklaring hoeft niet te worden ondertekend door belanghebbenden. Het gaat om een verplichte eenzijdige informatieverklaring, dus niet een toestemmingsdocument.

Ook schriftelijk verplicht
In bepaalde situaties is het verplicht de privacy verklaring (ook) schriftelijk ter beschikking te stellen. Dit geldt met name als nieuwe leden van de kerk voor het eerst worden opgenomen in het R.-K. ledenbestand.

Andere situaties in de kerk waarbij de privacyverklaring aan belanghebbenden schriftelijk overhandigd moet worden:

* Aan ouders van een dopeling bij de aanmelding voor het sacrament van het Doopsel;
* Aan volwassenen bij de registratie van de opname in het catechumenaat;
* Aan huwelijkskandidaat(aten) indien hij of zij NIET is ingeschreven in de ledenadministratie van de R.-K Kerk;
* Aan contactpersonen in het nabestaanden en/of begraafplaatsregister (grafrechten) als deze personen NIET in de ledenadministratie van de R.-K. Kerk voorkomen.
*Aan vrijwilligers als de vrijwilliger NIET is opgenomen in de ledenadministratie van de R.-K. Kerk.

Niet vergeten: contactgegevens parochie zelf toevoegen

De standaard privacyverklaring voor parochies wordt u in een Word-document  ter beschikking gesteld.  Alleen de contactgegevens van de parochie moet u er zelf aan toevoegen. Het definitieve document kunt u daarna als PDF op de parochiewebsite plaatsen en gebruiken in situaties zoals hiervoor geschetst.

Met derden: een verwerkersovereenkomst afsluiten

De AVG-pagina van rkkerk.nl biedt ook een model verwerkersovereenkomst  met instructie. Zie de column met directe downloads op de site. Reden: als de parochie een andere partij, een zogenaamde ‘verwerker’, inschakelt om voor de parochie persoonsgegevens te verwerken moet er een verwerkersovereenkomst bestaan.

In de verwerkersovereenkomst regelt de parochie ten minste de volgende zaken:
* het onderwerp en de duur van de verwerking;
* de aard en het doel van de verwerking;
* het soort persoonsgegevens en de categorieën van betrokkenen;
* de rechten en verplichtingen van de verwerkingsverantwoordelijke.

Downloaden?
De privacyverklaring en de model verwerkersovereenkomst zijn in de column met Directe Downloads te downloaden via de AVG-pagina voor R.-K. parochies.