Parochies die gaan samenvoegen nemen hun ‘geschiedenis’, hun archief mee naar de nieuwe parochie. Formeel betekent dat dat het huidige parochiearchief wordt opgeheven en dat er een nieuw gezamenlijk parochiearchief wordt opgestart.
Een half jaar voordat de nieuwe parochie een feit is, dus voordat de huidige parochies en het samenwerkingsverband worden opgeheven, dient de voorbereiding van het opheffen van de parochiearchieven te starten. Dat gaat hand in hand met de voorbereiding van het oprichten van het nieuwe archief van de nieuwe (samengevoegde) parochie.
De secretaris (van het huidige) parochiebestuur neemt het initiatief tot opheffen, samen met een stuurgroeplid.
De secretaris van het nieuwe parochiebestuur neemt het initiatief tot het oprichten van het nieuwe parochiearchief.
De richtlijnen beheer parochiearchief van de diocesane archiefcommissie zijn hierbij een handige leidraad.
Downloaden:
Richtlijnen beheer parochie-archief
Protocol_sluiten_en_oprichten_archieven_parochies_en_pci-en_-1213.doc
Inventarisatieformulieren parochie en pci-archieven fusieproces
De nieuwe parochies (in oprichting) vullen deze formulieren in en leveren ze in bij de overige stukken (ex. Canon 1283) vóórdat de nieuwe parochie van start gaat.